Verifica aziendale: domande frequenti sulla verifica KYB

1. Cos’è la verifica aziendale?

La verifica aziendale fa parte delle nostre misure di verifica KYB (Know Your Business). La verifica aziendale aiuta gli istituti finanziari a verificare gli utenti aziendali e il rischio di compliance associato al tipo di attività commerciale.

2. Qual è lo scopo della verifica KYB?

La verifica KYB svolge un ruolo fondamentale nella creazione di un ambiente sicuro che protegga gli utenti da frodi, riciclaggio di denaro e attività illecite all’interno del nostro ecosistema. Non si tratta soltanto di una pratica consigliata, ma anche di un requisito standard richiesto dalle autorità di regolamentazione come parte delle misure di compliance e di attenuazione del rischio, in particolare per contrastare il riciclaggio di denaro e garantire un’efficace valutazione del rischio. Attuando le misure KYB, miglioriamo la nostra capacità di identificare e ridurre i rischi potenziali, contribuendo a un ambiente aziendale più sicuro e affidabile.

3. Quali documenti sono necessari per effettuare la verifica aziendale?

La lista di requisiti seguente ha uno scopo puramente informativo. Seleziona il “tipo di organizzazione” più appropriato durante la verifica aziendale per visualizzare l’elenco dei requisiti che si applicano alla tua attività commerciale.

1. Visura camerale

2. Documento di ricerca aziendale, estratto commerciale o documento equivalente rilasciato da un organo governativo o da un agente registrato negli ultimi 12 mesi

3. Certificato d’incarico rilasciato da un agente registrato negli ultimi 12 mesi

4. Memorandum e atto costitutivo, o documenti equivalenti

5. Ultimo registro degli azionisti

6. Ultimo registro degli amministratori

7. Diagramma della struttura proprietaria che mostri la distribuzione della proprietà di tutti i beneficiari intermedi ed effettivi, firmata e datata da un amministratore (modello)

8. Passaporto o documento d’identità di tutti i beneficiari effettivi, i titolari effettivi, gli amministratori e le persone autorizzate

9. Prova di domicilio di tutti i beneficiari effettivi e dei titolari effettivi rilasciata negli ultimi 3 mesi

10. Prova dell’indirizzo commerciale rilasciata negli ultimi 3 mesi

4. Come posso stabilire quali ruoli selezionare nella sezione delle persone affiliate?

Di seguito riportiamo una breve definizione di ciascun ruolo nella sezione delle persone affiliate, oltre ad alcuni esempi.

1. Gli amministratori sono persone che supervisionano il funzionamento dell’entità e hanno l’autorità di firmare i documenti per conto dell’entità. Nella maggior parte dei casi, la carica di amministratore può essere verificata sull’ultimo documento di ricerca aziendale, estratto commerciale o equivalente.

2. I beneficiari effettivi (UBO, dall’inglese Ultimate Beneficial Owner) sono persone fisiche che possiedono una quota pari o superiore al 25% delle azioni o dei diritti di voto dell’entità. Non possono gestire direttamente l’attività, ma traggono beneficio dai suoi asset, redditi e profitti.

3. Le persone autorizzate sono soggetti autorizzati a svolgere specifiche mansioni aziendali e a firmare documenti per conto dell’entità. Nella verifica aziendale di Bitget, con “persona autorizzata” si intende l’individuo autorizzato a gestire l’account Bitget aziendale per conto dell’entità registrata. Sebbene gli amministratori siano di norma i rappresentanti di default, possono anche delegare questa autorità a una persona autorizzata tramite una delibera del consiglio di amministrazione o una lettera di autorizzazione.

4. I titolari effettivi sono persone che possiedono il 25% o più del potere di controllo su un’entità. Nella maggior parte dei casi, la differenza fondamentale tra gli UBO e i titolari effettivi sta nel fatto che i primi hanno la proprietà e i benefici economici, mentre gli ultimi hanno sia il controllo legale sia quello economico.

Esempio 1:

§ Chi ricopre più ruoli contemporaneamente, dovrà selezionare tutti i ruoli appropriati nella sezione delle persone affiliate..

Esempio 2:

§ Se A è l’UBO e B è l’amministratore e la persona autorizzata, nella sezione delle persone affiliate per l’individuo A deve essere selezionato il ruolo di UBO, mentre per l’individuo B devono essere selezionati i ruoli di amministratore e persona autorizzata..

Nota che questi esempi hanno uno scopo puramente informativo. La reale selezione dei ruoli può variare in base alla complessità della struttura aziendale o al tipo di entità.

5. Quale ruolo devo selezionare se ricopro più di un ruolo nell’entità?

Nella sezione delle persone affiliate è consentita la scelta multipla. Per istruzioni dettagliate, consulta il punto 7 della Guida alla verifica KYB.

6. Posso nominare un dipendente o un agente come persona autorizzata?

Se vuoi nominare un dipendente o un agente come persona autorizzata a gestire l’account per conto della tua entità, è necessaria una delibera del consiglio di amministrazione o una lettera di autorizzazione firmata e datata dal/i direttore/i..

7. Quali documenti sono necessari in caso di modifica del nome dell’entità?

Per verificare il cambio di nome è necessario un certificato di cambio di nome. Il documento deve indicare il nome originale, il nuovo nome e la data effettiva della modifica.

8. Quali documenti sono accettati per la prova dell’indirizzo?

Di seguito elenchiamo i documenti accettati per la prova dell’indirizzo. Il documento deve essere stato rilasciato negli ultimi 3 mesi, se non diversamente specificato, e intestato alla persona o all’entità in questione.

1. Bollette delle utenze (elettricità, acqua, Internet, telefono, ecc.)

2. Estratto conto bancario

3. Prova di residenza rilasciata da un organo governativo (ad es. estratto elettronico di un sistema di informazione demografica).

4. Lettera rilasciata da una compagnia di assicurazione

5. Ultima dichiarazione dei redditi, fattura comunale o fattura fiscale

L’indirizzo non può essere una casella postale, a meno che non sia l’unica forma di domiciliazione disponibile nella giurisdizione.

9. Posso utilizzare il mio indirizzo registrato come indirizzo commerciale? E se gestissi la mia attività in remoto da casa mia?

Gli indirizzi commerciali (o indirizzi degli uffici) sono necessari per identificare la tua presenza fisica. Ecco alcuni esempi.

Scenario 1:

§ L’entità affitta o possiede un ufficio il cui indirizzo è utilizzato per la registrazione della società, e che è il luogo in cui l’entità viene gestita. In questo caso, l’indirizzo commerciale è lo stesso dell’indirizzo registrato.

Scenario 2:

§ L’indirizzo registrato è lo stesso della segreteria dell’azienda o di un agente registrato. Poiché questo indirizzo viene utilizzato solo per la registrazione dell’agente, dovrai fornire l’indirizzo effettivo dell’azienda al momento della verifica. Devi presentare una prova dell’indirizzo pertinente rilasciata negli ultimi 3 mesi.

Scenario 3:

§ L’indirizzo registrato è quello di un’agenzia che offre servizi di smart office (ad es. WeWork). Puoi utilizzare questo indirizzo come indirizzo commerciale, ma dovrai fornire una prova dell’indirizzo che dimostri il rapporto tra la tua entità e l’agenzia (ad es. un contratto di locazione dell’ufficio valido o una bolletta che ti è stata rilasciata dall’agenzia).

Scenario 4:

§ Se l'entità è gestita da casa, devi inserire il tuo indirizzo di residenza come indirizzo commerciale, insieme a una prova dell’indirizzo adeguata rilasciata negli ultimi 3 mesi.

10. Perché non riesco a trovare il mio Paese nell’elenco dei Paesi?

Bitget non fornisce servizi agli utenti dei seguenti Paesi/territori: Canada (Alberta), Crimea, Cuba, Hong Kong, Iran, Corea del Nord, Singapore, Sudan, Siria e Stati Uniti (inclusi i Territori* e le Isole minori esterne**), Iraq, Libia, Yemen, Afghanistan, Repubblica Centrafricana, Repubblica Democratica del Congo, Guinea-Bissau, Haiti, Libano, Somalia, Paesi Bassi e Sud Sudan.

*Puerto Rico, Guam, Isole Vergini Americane, Samoa Americane e Marianne Settentrionali.

**Isola Baker, Isola Howland, Isola Jarvis, Atollo Johnston, Kingman Reef, Isole Midway, Isola Navassa, Atollo Palmyra e Isola Wake.

11. Dove posso vedere perché la mia verifica aziendale (KYB) non è andata a buon fine?

Se la domanda viene respinta, invieremo al tuo indirizzo e-mail registrato un’e-mail in cui ti spieghiamo il motivo del rifiuto. Puoi verificare il motivo del rifiuto anche accedendo alla pagina della verifica aziendale.

12. Chi devo contattare in caso di problemi o domande?

Contattaci all’indirizzo e-mail kyb@bitget.com e ti risponderemo al più presto.